Il ricevimento merci è il punto in cui un’azienda alimentare decide cosa entra nella propria filiera. Ciò che viene accettato — un cartone di pesce a temperatura sbagliata, un pallet con imballi rotti, un lotto senza etichetta leggibile — diventa responsabilità di chi lo ha ricevuto, e il controllo in accettazione rientra nei requisiti di igiene del Reg. CE 852/2004. La scheda rende tracciabile quella decisione: chi ha controllato, che cosa ha verificato, com’è andata.
Una scheda impostata da altri serve però a poco, perché i parametri cambiano con ciò che si riceve: un panificio che compra farine e semilavorati non ha nulla da misurare con la sonda, una pescheria vive di temperature e documentazione, una gastronomia tiene insieme freschi, surgelati, sottovuoto e confezionati. Non forniamo quindi un modulo generico da stampare: costruiamo la scheda insieme al manuale di autocontrollo, partendo dai fornitori e dalle categorie realmente trattate.
Cosa deve contenere
- Identificazione della fornitura: data e ora di arrivo, fornitore, numero del documento di trasporto, identificativo del mezzo.
- Descrizione del prodotto: denominazione, quantità, numero di colli e categoria merceologica.
- Lotto e termine di conservazione: lotto e data di scadenza o TMC, indispensabili per la rintracciabilità prevista dal Reg. CE 178/2002.
- Temperatura all’arrivo per i prodotti che la richiedono: valore, punto e metodo di misura, distinguendo refrigerati, congelati e surgelati.
- Stato del mezzo: pulizia del vano di carico, assenza di odori anomali, separazione tra prodotti incompatibili, gruppo frigorifero funzionante.
- Integrità degli imballaggi: confezioni non rotte, sottovuoto non perso, assenza di brina, segni di scongelamento o tracce di infestanti.
- Verifica documentale ed etichettatura: documenti richiesti per quella tipologia, marchio identificativo dove previsto, leggibilità di indicazioni obbligatorie e allergeni ai sensi del Reg. UE 1169/2011.
- Caratteristiche organolettiche dove sono un criterio utile: aspetto, colore, odore, consistenza.
- Esito: conforme o non conforme, senza formule intermedie da interpretare.
- Trattamento della non conformità: respingimento totale o parziale, isolamento in attesa di decisione, segnalazione al fornitore.
- Firma o sigla dell’addetto che ha eseguito il controllo, con la data.
Chi lo redige e chi lo firma
L’impostazione spetta all’operatore del settore alimentare, di norma con il consulente che redige il manuale: sono loro a stabilire parametri, limiti e frequenza. A compilarla è l’addetto che riceve la merce — magazziniere, responsabile di cucina, titolare del negozio — e la firma attesta di aver eseguito quel controllo in quel momento.
Il responsabile del piano riesamina poi periodicamente le registrazioni, per intercettare le compilazioni superficiali e valutare l’andamento dei fornitori. Chi esegue i controlli deve avere formazione adeguata, motivo per cui la scheda va sempre insieme ai corsi HACCP per alimentaristi.
Quanto si conserva e dove
Le registrazioni restano a disposizione dell’autorità competente per un periodo adeguato alla natura e alla durabilità del prodotto: per gli alimenti a lunga conservazione l’orizzonte è più esteso che per i freschi, e il criterio è coprire il tempo in cui il prodotto può ancora essere sul mercato. Si archiviano in ordine cronologico insieme ai documenti di trasporto, così da risalire in pochi minuti a lotto, fornitore e data di ingresso. Cartaceo o digitale è indifferente, purché le registrazioni siano complete, attribuibili e non modificabili senza traccia.
Errori che lo rendono contestabile
- Compilazione a fine settimana, con le righe riempite in blocco e la stessa grafia: si nota subito e toglie credibilità all’intero autocontrollo.
- Temperature sempre identiche per mesi: nessuna catena del freddo reale produce valori costanti, e la ripetizione segnala che il dato non è stato misurato.
- Nessuna non conformità registrata, o non conformità annotate e lasciate senza azione correttiva documentata.
- Lotto non riportato, il difetto più grave: senza quel dato la rintracciabilità si interrompe e in caso di allerta non si isola la merce coinvolta.
- Parametri copiati da un’altra attività: la sonda per un negozio di soli prodotti secchi, o nessun controllo sul sottovuoto in un laboratorio che ne fa largo uso.
| Sezione della scheda | Contenuto | Chi la compila |
|---|---|---|
| Intestazione fornitura | Data, fornitore, documento di trasporto, mezzo | Addetto al ricevimento |
| Dati del prodotto | Denominazione, quantità, lotto, scadenza o TMC | Addetto al ricevimento |
| Controlli oggettivi | Temperatura, integrità imballi, pulizia del vano di carico | Addetto al ricevimento |
| Controlli documentali | Etichettatura, allergeni, documenti della categoria | Addetto al ricevimento |
| Esito e decisione | Accettazione, accettazione parziale, respingimento | Addetto, con il responsabile nei casi dubbi |
| Azione correttiva | Reso, isolamento, segnalazione al fornitore | Responsabile dell’autocontrollo |
| Verifica periodica | Riesame delle registrazioni e valutazione dei fornitori | Responsabile dell’autocontrollo |
Domande frequenti
La temperatura va misurata su ogni consegna?
Sì per i prodotti a temperatura controllata, almeno con una verifica rappresentativa: si misura tra le confezioni o con sonda a infrarossi sulla superficie, senza danneggiare gli imballi. Per i secchi la misura appesantisce solo la registrazione.
Posso fidarmi del rilevatore del camion del fornitore?
È un’informazione utile, non una verifica del ricevente: la responsabilità dell’accettazione resta di chi riceve. La misura va quindi eseguita sul prodotto con uno strumento proprio, verificato con la periodicità stabilita nel manuale.
Cosa devo fare se la merce arriva fuori temperatura?
Si decide prima, non davanti al camion: il manuale fissa i limiti di accettabilità e le azioni al loro superamento. In genere si respinge, si registra la non conformità con i dati del lotto e si segnala al fornitore; un’eventuale accettazione con lavorazione immediata va prevista e motivata.
Serve una scheda anche per la frutta e verdura del mercato locale?
Sì, con parametri soprattutto documentali e visivi: fornitore identificabile, documento di accompagnamento, stato di freschezza, integrità degli imballaggi riutilizzabili. La rintracciabilità richiesta dal Reg. CE 178/2002 vale anche per le forniture di piccola scala.
Il registro delle temperature dei frigoriferi sostituisce questa scheda?
No, sono controlli in punti diversi del processo. Il registro delle temperature documenta la catena del freddo all’interno; la scheda di accettazione documenta la decisione su quel lotto.
Preferisci una scheda costruita sui tuoi fornitori invece di un foglio scaricato da internet? Parliamone: richiedi un preventivo gratuito per la consulenza HACCP e per la modulistica collegata, dal piano di sanificazione agli altri modelli e documenti dell’autocontrollo.