La designazione del responsabile del servizio di prevenzione e protezione è uno dei pochi atti che il datore di lavoro non può cedere ad altri: resta suo, e va formalizzato. La lettera di nomina RSPP mette per iscritto chi è stato individuato, per quale organizzazione, con quali compiti e da quando; senza il documento firmato, in caso di controllo o di infortunio, l’azienda si trova a sostenere che qualcuno ricopriva un ruolo di cui non esiste traccia.
Il testo scaricato da internet e compilato con nome e data raramente regge, per due motivi. Descrive un’azienda generica: non dice quali unità produttive rientrano nell’incarico, non richiama i rischi effettivi, non definisce risorse e informazioni messe a disposizione del designato. E quasi sempre manca la parte che in verifica conta di più, cioè l’accettazione firmata dell’interessato con la documentazione dei suoi requisiti. Noi la nomina non la consegniamo come file: la costruiamo sull’assetto organizzativo reale, in coerenza con quanto scritto nel DVR.
Cosa deve contenere
- Dati identificativi del datore di lavoro e dell’azienda, con indicazione precisa delle unità produttive o dei siti cui l’incarico si riferisce.
- Generalità del designato e qualifica: professionista esterno, dipendente interno o datore di lavoro che svolge direttamente i compiti, dove la norma lo consente.
- Richiamo all’articolo del D.Lgs 81/08 che disciplina il servizio di prevenzione e protezione, per ancorare l’atto alla fonte normativa.
- Compiti attribuiti: individuazione e valutazione dei fattori di rischio, elaborazione di misure preventive e procedure, proposta dei programmi di formazione, partecipazione alla riunione periodica, informazione ai lavoratori.
- Impegni del datore di lavoro: accesso ai reparti, informazioni su processi produttivi, dati infortunistici e prescrizioni degli organi di vigilanza, tempo e mezzi adeguati.
- Requisiti professionali, con rinvio agli attestati allegati: titolo di studio e formazione prevista per la funzione, aggiornamento compreso.
- Riferimento alla consultazione del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, che la norma prevede in relazione alla designazione.
- Decorrenza e durata dell’incarico, rinnovo, cause di cessazione e obbligo di segnalare eventi che facciano venir meno i requisiti.
- Vincolo di riservatezza sulle informazioni aziendali conosciute per l’incarico.
- Accettazione datata e sottoscritta: è la parte che trasforma una comunicazione unilaterale in un atto valido.
Chi lo redige e chi lo firma
L’atto proviene dal datore di lavoro, unico titolare del potere di designazione: non può cederlo nemmeno con una delega di funzioni ampia, perché la norma lo colloca fra gli obblighi indelegabili insieme alla valutazione dei rischi. La firma è la sua, come legale rappresentante o come soggetto individuato quale datore di lavoro nell’organizzazione, per esempio nelle amministrazioni pubbliche.
Firma anche il designato, per accettazione. Se l’incarico va a un professionista esterno, l’accettazione si accompagna al contratto di servizio e ai documenti sui requisiti; se è un dipendente, va precisato come i nuovi compiti si conciliano con la mansione ordinaria e con l’orario. Il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza non firma, ma va consultato: conviene conservare traccia scritta della consultazione. Il ruolo è spiegato nella voce di glossario RSPP.
Quanto si conserva e dove
Il documento resta agli atti per tutta la durata dell’incarico e va conservato anche dopo, con gli attestati di formazione e aggiornamento: serve a ricostruire chi rivestiva la funzione in un dato momento, dettaglio decisivo quando un procedimento riguarda fatti di anni prima. Il nominativo va indicato anche nel documento di valutazione dei rischi, e le due fonti devono coincidere. La copia si tiene con il resto della documentazione di sicurezza, a disposizione degli organi di vigilanza.
| Sezione della lettera | Contenuto | Chi la predispone |
|---|---|---|
| Intestazione e dati aziendali | Azienda, sedi, unità produttive coinvolte | Datore di lavoro |
| Individuazione del designato | Generalità, tipo di rapporto, decorrenza | Datore di lavoro |
| Compiti attribuiti | Funzioni del servizio di prevenzione | Datore di lavoro con il consulente |
| Mezzi e informazioni garantiti | Accesso, dati, tempo, risorse | Datore di lavoro |
| Allegati sui requisiti | Titoli e attestati di aggiornamento | Il designato |
| Accettazione | Firma e data dell’incaricato | Il designato |
Errori che lo rendono contestabile
- Nomina firmata solo dal datore di lavoro, senza accettazione: manca la prova che l’incarico sia stato assunto.
- Lettera priva di data, o con decorrenza successiva a documenti già firmati dal designato.
- Attestati non allegati o aggiornamento scaduto: il requisito va mantenuto nel tempo, non solo posseduto all’inizio.
- Una sola sede indicata quando l’azienda ne ha diverse, con siti di fatto scoperti.
- Compiti generici, senza riferimento ai mezzi e alle informazioni che l’azienda si impegna a fornire: chi non accede ai reparti resta una figura sulla carta.
- Nome diverso da quello riportato nel DVR o nell’organigramma della sicurezza, tipico dopo un cambio di consulente.
- Incarico lasciato in vigore dopo la fine del rapporto, senza revoca né nuova designazione.
Domande frequenti
Il datore di lavoro può nominare se stesso?
La norma lo consente in casi determinati, legati a tipologia e dimensione dell’attività, a condizione che frequenti la formazione specifica prevista per chi svolge direttamente i compiti del servizio di prevenzione, con il relativo aggiornamento. Lì non serve una lettera verso terzi, ma va documentata la scelta e conservata la formazione.
La nomina va comunicata a qualche ente?
Non è previsto un invio della lettera: la norma chiede che il nominativo compaia nel documento di valutazione dei rischi, dove viene letto in caso di verifica. Diverso il caso del rappresentante dei lavoratori, per il quale esistono comunicazioni specifiche.
Se cambio consulente devo rifare tutto?
Serve una nuova designazione, con accettazione e requisiti del subentrante, e va aggiornata la parte del DVR che riporta il nominativo. Conviene formalizzare anche la cessazione del precedente incarico, con la data, per non lasciare periodi ambigui.
Chi ricopre l’incarico dall’esterno risponde al posto del datore di lavoro?
No. Il ruolo è consultivo e propositivo: la responsabilità delle scelte e della loro attuazione resta al datore di lavoro. Il designato risponde del proprio operato professionale, per esempio se fornisce indicazioni errate, ma non assume gli obblighi altrui.
Il quadro delle figure è in RSPP esterno e negli obblighi del datore di lavoro; gli altri atti sono in modelli e documenti, dalla nomina del medico competente alla nomina del preposto.
Se la designazione va scritta sulla struttura reale della tua azienda, con requisiti allegati e nessun buco temporale, partiamo da lì: chiedi un preventivo gratuito e la impostiamo insieme al resto dell’impianto documentale.