I documenti sicurezza sul lavoro sono la prima cosa che gli organi di vigilanza chiedono durante un’ispezione: se mancano, sono scaduti o non rispecchiano la realtà aziendale, le sanzioni scattano subito. Il problema è che ogni azienda ha un set di documenti diverso, che dipende da attività, rischi e persino dai contratti d’appalto in corso.
Il nostro team redige tutti i documenti obbligatori previsti dal D.Lgs 81/2008 partendo da un sopralluogo reale in azienda: niente modelli fotocopia, ma documenti su misura, coerenti tra loro e pronti per essere esibiti in caso di controllo.
Quali documenti servono alla tua azienda
Ecco i principali documenti che curiamo, con le pagine di approfondimento:
- DVR – Documento di Valutazione dei Rischi: obbligatorio per ogni azienda con almeno un lavoratore.
- DVR con procedure standardizzate: la versione semplificata per le piccole imprese fino a 50 lavoratori.
- DUVRI: per appalti e contratti d’opera con rischi da interferenze.
- POS – Piano Operativo di Sicurezza: per le imprese che entrano in cantiere.
- PiMUS: per il montaggio, uso e smontaggio dei ponteggi.
- Piano di emergenza ed evacuazione: con planimetrie e procedure secondo il D.M. 02/09/2021.
- Organigramma della sicurezza: ruoli, nomine e deleghe nero su bianco.
- Registri e scadenze: registri obbligatori e scadenzario degli adempimenti.
Non tutti servono a tutti: un negozio con due commesse ha bisogno del DVR e poco altro, un’impresa edile che monta ponteggi li usa quasi tutti. La combinazione giusta dipende dall’attività, ed è la prima cosa che verifichiamo. Nella sezione settori trovi il quadro dei documenti tipici della tua attività.
Come funziona il servizio
- Analizziamo la tua attività e i contratti in corso per individuare i documenti realmente necessari.
- Effettuiamo il sopralluogo e raccogliamo i dati su ambienti, mansioni e attrezzature.
- Redigiamo i documenti, li facciamo firmare alle figure aziendali e li consegniamo pronti per gli organi di vigilanza.
- Li aggiorniamo a ogni variazione significativa o scadenza normativa, avvisandoti noi.
I documenti non vivono da soli: vanno collegati alla valutazione dei rischi specifici e alle nomine delle figure della sicurezza, che gestiamo all’interno della stessa consulenza sicurezza sul lavoro. E poiché carta e persone devono andare di pari passo, con i corsi di formazione alleniamo le figure indicate nei documenti: un piano di emergenza senza addetti antincendio formati, in caso di controllo, è un documento a metà.
Cosa rischi se i documenti mancano o sono generici
L’assenza dei documenti obbligatori comporta sanzioni penali a carico del datore di lavoro, con arresto o ammenda a seconda della violazione, oltre alla possibile sospensione dell’attività nei casi previsti. Attenzione anche ai documenti “fotocopia” scaricati da internet: se non rispecchiano la realtà aziendale, per l’organo di vigilanza valgono quanto un documento assente, e in caso di infortunio aggravano la posizione dell’azienda invece di difenderla.
Domande frequenti
Come faccio a sapere quali documenti obbligatori riguardano davvero la mia azienda?
L’elenco non si deduce dal codice ATECO, ma dall’attività reale: mansioni svolte, attrezzature impiegate, caratteristiche dei luoghi di lavoro e contratti in essere con imprese esterne. Un sopralluogo iniziale permette di ricostruire questo quadro e di distinguere i documenti dovuti da quelli inutili. Nella pratica bastano poche domande sul ciclo di lavoro per capire se servono solo il documento di valutazione dei rischi e i registri, oppure anche i piani legati ad appalti e cantieri.
I documenti vanno tenuti in azienda o basta l’archivio digitale del consulente?
Devono essere disponibili nell’unità produttiva a cui si riferiscono ed esibibili nel momento in cui l’organo di vigilanza li richiede: un archivio remoto raggiungibile solo dal consulente non è sufficiente. La copia digitale è ammessa purché completa delle firme e immediatamente accessibile a chi si trova in sede. Conviene comunque tenere una copia cartacea dei documenti principali e stabilire chi, in azienda, ne risponde e dove sono conservati.
Se l’azienda ha più sedi o cantieri, i documenti devono essere separati?
L’impianto documentale resta unitario, ma va declinato per ogni luogo di lavoro: ambienti, attrezzature e squadre cambiano da una sede all’altra e le misure di prevenzione devono seguire quella realtà. In concreto si mantiene una struttura comune con sezioni specifiche per unità produttiva, e in ciascuna sede deve essere consultabile la parte che la riguarda. Il tema è approfondito nella guida sulla sicurezza nelle aziende multisede.
Cosa succede ai documenti quando cambio consulente per la sicurezza?
I documenti appartengono all’azienda, non al professionista che li ha redatti: alla chiusura del rapporto vanno consegnati completi, insieme agli allegati tecnici, agli attestati e allo scadenzario. Nel subentro verifichiamo che siano coerenti tra loro e ancora aderenti all’attività, aggiornando ciò che nel frattempo è cambiato. Se stai valutando il passaggio, trovi i punti da controllare nella guida su come cambiare consulente della sicurezza.
Non sai quali documenti obbligatori servono alla tua impresa? Richiedi un preventivo gratuito: verifichiamo gratuitamente la tua posizione e ti diciamo esattamente cosa manca.