Quando un lavoratore si fa male, la prima cosa che manca in azienda non è un modulo: è l’ordine delle operazioni. Chi avvisa chi, entro quando, con quali dati, e cosa resta scritto una volta chiusa l’emergenza. La denuncia all’istituto assicuratore è solo l’anello finale di una catena che comincia nel momento dell’evento e che, se gestita male, lascia l’azienda senza la ricostruzione di ciò che è accaduto proprio quando qualcuno gliela chiederà.
Un modulo scaricato e riempito in fretta non regge per un motivo semplice: la parte che conta è la descrizione della dinamica, e quella nessun modello la scrive al posto tuo. Formule generiche come “il lavoratore si è procurato una ferita” non dicono nulla su attrezzatura, mansione, DPI in uso e ambiente, e quel vuoto pesa sia nella gestione assicurativa sia in un accertamento. Per questo prepariamo con le aziende la procedura interna di gestione dell’infortunio e la modulistica che la accompagna, tarate sull’organizzazione reale.
Cosa deve contenere
- dati identificativi del lavoratore infortunato: anagrafica, qualifica, mansione svolta al momento dell’evento, tipo di rapporto di lavoro;
- data, ora e luogo esatti dell’evento, con indicazione del reparto o della postazione;
- descrizione analitica della dinamica: cosa stava facendo, con quale attrezzatura o materiale, in quale fase del ciclo di lavoro, cosa è andato diversamente dal previsto;
- natura della lesione e parte del corpo interessata, coerenti con quanto scritto nel certificato medico;
- riferimenti del certificato medico: numero, data di rilascio, prognosi e data di ricezione da parte dell’azienda, momento da cui decorrono i termini;
- testimoni presenti, con generalità e recapiti;
- DPI indossati e attrezzature coinvolte, con il relativo stato di manutenzione;
- primo soccorso prestato e destinazione dell’infortunato: rientro in reparto, pronto soccorso, intervento dei soccorsi esterni;
- inquadramento dell’evento: in occasione di lavoro, in itinere, in missione o presso un committente;
- dati retributivi e assicurativi necessari alla trasmissione telematica;
- esito dell’analisi interna: cause individuate, misure correttive decise, responsabile e termine di attuazione.
L’ultimo punto distingue una gestione difensiva da una gestione seria: la norma impone di rivalutare i rischi quando gli infortuni lo rendono necessario, e senza analisi delle cause quel passaggio non può avvenire.
Chi lo redige e chi lo firma
La comunicazione all’istituto assicuratore è un adempimento del datore di lavoro, che la trasmette per via telematica direttamente o tramite il consulente del lavoro. Il lavoratore ha però un dovere che viene prima: dare immediata notizia dell’accaduto e consegnare il certificato medico, perché i termini per l’azienda decorrono dalla ricezione di quel documento e non dalla data dell’infortunio.
Intorno all’adempimento formale si muovono altre figure: il preposto raccoglie i primi elementi sul campo, l’addetto al primo soccorso registra cosa è stato fatto, il RSPP conduce l’analisi delle cause, il medico competente valuta le ricadute sull’idoneità alla mansione. Il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza va informato e ha diritto di accedere alle informazioni sugli infortuni. La firma sul modulo interno è di chi ha redatto la ricostruzione, con controfirma del datore di lavoro.
Quanto si conserva e dove
Il vecchio registro infortuni cartaceo non è più previsto, ma tenere traccia serve ancora. Comunicazioni inviate, ricevute telematiche, certificati e ricostruzioni interne vanno archiviati con ordine e per un tempo lungo: possono essere richiesti anni dopo. I dati sanitari restano separati dal fascicolo generale, con le cautele previste per le informazioni sulla salute. Una scheda sintetica dell’evento, senza dati sanitari, va invece accanto al DVR, così al prossimo aggiornamento l’infortunio viene davvero considerato.
Errori che lo rendono contestabile
- far decorrere i termini dalla data dell’evento invece che dalla ricezione del certificato medico;
- dinamica riassunta in una riga, incompatibile con la lesione descritta dal medico;
- infortunio “sistemato” come assenza per malattia perché la prognosi sembrava breve;
- eventi brevissimi ignorati, benché la norma preveda comunque una comunicazione a fini statistici;
- infortunio in itinere trattato come fatto privato e mai comunicato;
- lavoratore somministrato o in distacco per cui nessuno si assume l’adempimento;
- nessuna traccia dell’analisi delle cause, con il DVR identico a prima dell’evento;
- RLS mai informato, con il vuoto che emerge alla riunione periodica.
| Momento | Cosa va fatto | Chi se ne occupa |
|---|---|---|
| Subito dopo l’evento | soccorso, messa in sicurezza dell’area, prime annotazioni | addetto primo soccorso e preposto |
| Consegna del certificato | protocollo della data di ricezione | ufficio del personale |
| Entro i termini di legge | trasmissione telematica all’istituto assicuratore | datore di lavoro o consulente del lavoro |
| Entro pochi giorni | ricostruzione della dinamica e raccolta testimonianze | RSPP con il preposto |
| A conclusione | misure correttive, informazione al RLS, revisione del DVR | datore di lavoro |
I termini sono stretti: la normativa assicurativa prevede l’invio entro pochissimi giorni dalla ricezione del certificato, con una finestra ancora più breve per gli eventi mortali. Il ritardo espone a sanzione amministrativa ed è fra le contestazioni più frequenti, perché dipende solo dall’organizzazione interna.
Domande frequenti
Se il lavoratore torna al lavoro il giorno dopo, va comunicato lo stesso?
Gli eventi con assenza oltre la giornata dell’infortunio vanno comunicati anche con prognosi breve. Ignorarli perché “non è successo niente” è un errore diffuso: il conteggio dei giorni non è discrezionale.
Chi denuncia l’infortunio di un lavoratore somministrato?
L’adempimento assicurativo resta in capo all’agenzia che lo ha assunto, ma l’utilizzatore deve segnalare subito l’evento, fornire gli elementi sulla dinamica e gestire soccorso e messa in sicurezza. Si concorda prima, non durante l’emergenza.
L’infortunio in itinere si comunica?
Sì, se ricorrono le condizioni previste per il riconoscimento: percorso abituale casa-lavoro, assenza di interruzioni non necessarie, uso del mezzo giustificato. La valutazione spetta all’istituto, ma l’azienda non può decidere da sola di non trasmettere.
Dopo l’infortunio bisogna riscrivere il DVR?
Non sempre da capo, ma va rivalutata la parte interessata. Se l’evento rivela un rischio non considerato o una misura inefficace, l’aggiornamento è dovuto e va datato: un documento identico a prima è la prova che l’analisi non c’è stata.
Preferisci arrivare preparato invece di improvvisare il giorno in cui succede? Costruiamo con te la procedura interna, la modulistica e la catena delle comunicazioni: richiedi un preventivo gratuito. Trovi gli altri documenti aziendali nell’indice modelli e il quadro degli obblighi generali nella pagina D.Lgs 81/2008.