La cartella sanitaria e di rischio è il documento in cui il medico competente registra tutta la storia sanitaria e di esposizione professionale di ciascun lavoratore sottoposto a sorveglianza sanitaria nell’ambito della medicina del lavoro. Prevista dal D.Lgs 81/2008, deve essere istituita, aggiornata e custodita con criteri precisi: è uno dei documenti che gli organi di vigilanza chiedono per primi durante un’ispezione, e una tenuta approssimativa può trasformarsi in sanzioni anche quando le visite sono state fatte regolarmente.
Per ogni lavoratore la cartella raccoglie dati anamnestici, esiti di visite e accertamenti, giudizi di idoneità e, soprattutto, i dati di esposizione ai rischi della mansione. È il filo che collega valutazione dei rischi, protocollo sanitario e sorveglianza nel tempo: se un domani venisse denunciata una malattia professionale, la cartella è la prova documentale di come l’azienda e il medico competente hanno seguito quel lavoratore.
Cosa comprende il servizio
Il nostro team di medici del lavoro gestisce per te l’intero ciclo di vita della cartella sanitaria e di rischio:
- istituzione della cartella per ogni lavoratore sottoposto a sorveglianza sanitaria, alla prima visita preventiva;
- aggiornamento a ogni visita medica e a ogni accertamento integrativo eseguito;
- registrazione dei dati di esposizione della mansione, in coerenza con il DVR aziendale;
- custodia con salvaguardia del segreto professionale, presso il luogo concordato con il datore di lavoro al momento della nomina del medico competente;
- consegna della copia al lavoratore alla cessazione del rapporto di lavoro e gestione della documentazione per l’eventuale nuovo medico competente;
- rispetto degli obblighi di conservazione previsti dalla normativa, anche per i rischi con obblighi di archiviazione prolungata.
Chi è obbligato
L’obbligo riguarda tutte le aziende in cui è attiva la sorveglianza sanitaria, cioè quelle con lavoratori adibiti a mansioni per cui la valutazione dei rischi prevede il controllo del medico competente. In pratica: se in azienda si svolgono visite mediche preventive e periodiche, per ciascun lavoratore visitato deve esistere una cartella sanitaria e di rischio istituita e aggiornata. La responsabilità della tenuta è del medico competente, ma il datore di lavoro deve concordare il luogo di custodia e garantirne le condizioni: la cartella è un obbligo condiviso, e in ispezione le carenze vengono contestate a entrambi per i rispettivi profili.
Il ciclo di vita della cartella
| Momento | Cosa accade alla cartella |
|---|---|
| Prima visita preventiva | Istituzione, con anamnesi e dati di esposizione della mansione |
| Ogni visita o accertamento | Aggiornamento con esiti, referti e giudizio di idoneità |
| Cambio mansione | Integrazione dei nuovi dati di esposizione |
| Cambio del medico competente | Passaggio della documentazione al subentrante, con continuità e riservatezza |
| Cessazione del rapporto | Consegna della copia al lavoratore e conservazione secondo gli obblighi di legge |
Privacy e riservatezza
La cartella contiene dati sanitari, tra i più protetti dalla normativa sulla riservatezza. Il datore di lavoro non può accedervi: riceve dal medico competente soltanto i giudizi di idoneità alla mansione. Il nostro team custodisce le cartelle con salvaguardia del segreto professionale, con accessi tracciati e modalità che tengono la documentazione sanitaria separata da quella amministrativa. I dati collettivi e anonimi della sorveglianza confluiscono invece nella relazione sanitaria annuale trasmessa tramite allegato 3B.
Errori comuni da evitare
- Cartelle istituite in ritardo: la cartella nasce con la prima visita preventiva, non “quando c’è tempo”; un lavoratore visitato senza cartella è una non conformità immediata.
- Dati di esposizione generici o assenti: una cartella con la sola parte clinica, senza i rischi della mansione, non svolge la sua funzione ed è tra i rilievi più frequenti in ispezione.
- Custodia promiscua: cartelle sanitarie archiviate insieme ai fascicoli del personale, accessibili all’ufficio amministrativo, violano il segreto professionale.
- Cessazioni gestite male: la copia non consegnata al lavoratore uscente e la documentazione dispersa nei cambi di medico competente sono lacune che riemergono anni dopo, quando servono di più.
- Disallineamento con il DVR: se il DVR cambia (nuove mansioni, nuovi rischi) e le cartelle non vengono aggiornate, l’intero impianto documentale perde coerenza.
Cosa rischia l’azienda in caso di inadempienza
La tenuta irregolare delle cartelle sanitarie e di rischio comporta sanzioni previste dal D.Lgs 81/2008, a carico del medico competente per la parte di sua competenza e del datore di lavoro per gli obblighi di custodia e organizzazione. Il danno maggiore è però probatorio: in un contenzioso per malattia professionale, una cartella incompleta o introvabile priva l’azienda della principale evidenza documentale della sorveglianza svolta, anche quando le visite sono state effettuate davvero.
Domande frequenti
Cosa succede alla cartella quando un lavoratore si dimette?
Alla cessazione del rapporto di lavoro il lavoratore riceve copia della propria cartella e la documentazione viene gestita secondo gli obblighi di conservazione previsti. È un passaggio spesso trascurato che curiamo sistematicamente.
E se cambiamo medico competente?
La documentazione sanitaria passa al nuovo medico competente con modalità che garantiscono continuità della sorveglianza e riservatezza. Se affidi al nostro team l’incarico di medico competente, gestiamo noi il subentro senza perdita di dati.
La cartella può essere informatizzata?
Sì: la tenuta può avvenire anche su supporto informatico, purché siano garantite integrità, tracciabilità e riservatezza dei dati.
Per quanto tempo va conservata la cartella?
La conservazione segue gli obblighi di legge, che per alcune esposizioni (ad esempio agenti cancerogeni o biologici particolari) prevedono archiviazioni molto prolungate anche dopo la cessazione del rapporto. Gestiamo lo scadenzario di conservazione per ciascun profilo di rischio.
Il lavoratore può chiedere di vedere la propria cartella?
Sì: il lavoratore ha diritto di accedere alla propria documentazione sanitaria e di riceverne copia, richiedendola al medico competente.
Vuoi la certezza che le cartelle sanitarie della tua azienda siano istituite, aggiornate e custodite a norma? Richiedi un preventivo gratuito: integriamo la gestione documentale in un servizio completo di medicina del lavoro.