La relazione sanitaria annuale è il documento con cui il medico competente comunica i dati collettivi e anonimi della sorveglianza sanitaria: quanti lavoratori sono stati visitati, per quali rischi, con quali esiti. La sua trasmissione avviene per via telematica attraverso l’allegato 3B del D.Lgs 81/2008, da inviare all’INAIL entro le scadenze di legge. È un adempimento del medico competente, ma le conseguenze di un invio mancato o tardivo ricadono sull’intero sistema di prevenzione aziendale: per questo è bene che tu sappia se e come viene gestito.
Oltre all’obbligo di legge, la relazione annuale è un momento di verifica prezioso: fotografa lo stato di salute della popolazione aziendale, evidenzia gli andamenti dei giudizi di idoneità e permette di capire se i rischi sono sotto controllo o se qualche misura di prevenzione va rivista. Un medico competente che presenta e discute la relazione con l’azienda trasforma un adempimento in uno strumento di gestione.
Cosa comprende il servizio
Il nostro team di medici del lavoro gestisce l’intero adempimento:
- raccolta ed elaborazione dei dati aggregati e anonimi della sorveglianza sanitaria svolta nell’anno;
- compilazione dell’allegato 3B con i dati per rischio e per esito, secondo il tracciato richiesto;
- trasmissione telematica all’INAIL entro le scadenze previste, per ciascuna unità produttiva seguita;
- conservazione delle ricevute di invio a disposizione dell’azienda per eventuali controlli;
- presentazione dei risultati collettivi in occasione della riunione periodica, dove prevista, con indicazioni operative per datore di lavoro, RSPP e RLS.
Chi è obbligato e quando va trasmesso l’allegato 3B
L’obbligo riguarda tutte le aziende in cui è attiva la sorveglianza sanitaria da parte del medico competente, indipendentemente dal settore e dal numero di dipendenti: se anche un solo lavoratore è soggetto a visite, i suoi dati aggregati devono confluire nell’allegato 3B. I dati si riferiscono all’anno precedente e vanno trasmessi entro il primo trimestre dell’anno successivo, esclusivamente per via telematica tramite i servizi INAIL.
| Fase | Periodo |
|---|---|
| Chiusura dei dati di sorveglianza dell’anno | Dicembre |
| Elaborazione dei dati collettivi | Gennaio–febbraio |
| Invio telematico allegato 3B | Entro il primo trimestre |
I dati trasmessi sono esclusivamente collettivi e anonimi: nessuna informazione sanitaria individuale esce dall’ambulatorio. I dati dei singoli lavoratori restano custoditi nella cartella sanitaria e di rischio, coperti da segreto professionale.
Cosa contiene la relazione
L’allegato 3B riporta, per ciascuna unità produttiva, il numero di lavoratori soggetti a sorveglianza suddivisi per tipologia di rischio (rumore, movimentazione manuale, agenti chimici, videoterminali e così via), le visite effettuate e la distribuzione dei giudizi di idoneità: idonei, idonei con prescrizioni o limitazioni, inidonei. Letti in serie storica, questi numeri raccontano molto: un aumento delle limitazioni su una mansione segnala un problema organizzativo o di postazione prima che diventi contenzioso; per questo presentiamo la relazione all’azienda e, dove presente, la discutiamo con l’RSPP in riunione periodica.
Errori comuni da evitare
- Dati raccolti all’ultimo momento: ricostruire a marzo un anno di visite fatte da fornitori diversi produce invii tardivi e incoerenti; i dati vanno registrati progressivamente.
- Unità produttive dimenticate: l’invio va effettuato per ciascuna unità produttiva seguita; sedi secondarie e cantieri stabili sfuggono facilmente al conteggio.
- Incoerenza tra allegato 3B e documentazione interna: numeri che non tornano rispetto a protocolli, visite e giudizi realmente espressi sono un segnale d’allarme per gli organi di controllo.
- Ricevute di invio non conservate: senza ricevuta, dimostrare l’adempimento a distanza di anni diventa complicato.
- Relazione mai discussa con l’azienda: limitarsi all’invio telematico spreca l’unica fotografia annuale dello stato di salute collettivo della tua popolazione aziendale.
Cosa rischia l’azienda in caso di inadempienza
L’omessa o tardiva trasmissione dell’allegato 3B costituisce una violazione degli obblighi del medico competente sanzionata dal D.Lgs 81/2008. Per l’azienda il rischio è indiretto ma concreto: un invio mancante segnala agli organi di controllo una sorveglianza sanitaria gestita in modo disordinato e può innescare approfondimenti ispettivi su visite, protocolli e cartelle. Scegliere un servizio di medicina del lavoro strutturato significa anche non dover mai verificare tu stesso se il tuo medico ha adempiuto.
Perché scegliere noi
Con il nostro servizio completo di medicina del lavoro e di medico competente l’allegato 3B non è mai un’emergenza di fine trimestre: i dati vengono registrati progressivamente a ogni visita e a ogni accertamento, così l’invio è puntuale e coerente con visite mediche, protocolli e giudizi effettivamente espressi. Se vuoi capire come organizziamo il flusso documentale, dai un’occhiata a come lavoriamo: in caso di ispezione, la tua azienda può esibire ricevute e relazioni di ogni annualità.
Domande frequenti
L’azienda deve fare qualcosa per l’invio dell’allegato 3B?
L’obbligo di trasmissione è del medico competente. All’azienda chiediamo solo di tenere aggiornati i dati anagrafici delle unità produttive e l’elenco dei lavoratori soggetti a sorveglianza: al resto pensiamo noi.
Cosa succede se l’allegato 3B non viene inviato?
L’omissione costituisce una violazione degli obblighi del medico competente ed espone a sanzioni; segnala inoltre agli organi di controllo una sorveglianza sanitaria gestita in modo disordinato, con il rischio di approfondimenti ispettivi sull’intera azienda.
La relazione annuale serve anche alla riunione periodica?
Sì: i risultati anonimi e collettivi della sorveglianza sanitaria sono uno dei temi della riunione periodica nelle aziende dove è prevista, e la relazione annuale ne è la base documentale.
I dati dei singoli lavoratori vengono comunicati all’INAIL?
No: l’allegato 3B contiene esclusivamente dati aggregati e anonimi. Le informazioni individuali restano nella cartella sanitaria e di rischio, protette dal segreto professionale.
Se cambiamo medico competente a metà anno, chi invia l’allegato 3B?
L’invio spetta al medico competente in carica alla scadenza, che deve però disporre dei dati dell’intero anno: per questo nel subentro curiamo il passaggio completo della documentazione sanitaria, senza buchi di annualità.
Vuoi un medico competente che gestisca relazione sanitaria annuale e allegato 3B senza che tu debba rincorrere le scadenze? Richiedi un preventivo gratuito: ti proporremo un servizio di medicina del lavoro completo e puntuale.